Conformité CPF e-learning : les 7 preuves exigées par la CDC

Un organisme de formation qui dispense des formations financées par le CPF peut être contrôlé à tout moment par la Caisse des Dépôts (CDC). Le jour du contrôle, il faut fournir des preuves détaillées de l'assiduité et de la réalité de la formation suivie. Constituer ce dossier à la main, apprenant par apprenant, peut prendre des jours. C'est une douleur que nous connaissons bien chez EdBuild AI : des organismes comme Progress Santé, Exeline formation ou Win Formation gèrent ce sujet au quotidien. Voici ce que la CDC attend concrètement, et comment un LMS bien conçu collecte ces preuves automatiquement.

Les 7 catégories de preuves attendues par la CDC

En cas d'audit, le dossier doit couvrir sept catégories de preuves.

1. L'identité de l'apprenant : un compte nominatif avec email vérifié, pour attester que c'est bien le titulaire du CPF qui a suivi la formation.

2. La présence : dates et durées de chaque session, horodatées.

3. L'activité réelle : le temps passé par activité, avec détection d'inactivité. Un apprenant qui laisse un onglet ouvert sans interagir ne génère pas de preuve d'activité.

4. Le suivi pédagogique : la liste des activités complétées et les scores obtenus aux QCM et QCU.

5. L'accompagnement : la trace du suivi côté formateur, avancement et échanges.

6. La certification : une attestation de fin de formation au format PDF, signée.

7. Les déclarations administratives : un export des données pour alimenter vos déclarations.

La traçabilité IP, preuve forte de présence

Le point qui fait la différence en audit : la traçabilité IP. À chaque action significative de l'apprenant (connexion, complétion d'une activité, soumission d'un QCM), la plateforme doit enregistrer l'adresse IP, l'horodatage précis et l'activité concernée. Cette combinaison atteste que l'apprenant a réellement été actif depuis un poste identifiable : c'est ce que la CDC considère comme une preuve forte de présence.

Deux conditions de conformité accompagnent cette collecte : elle doit être mentionnée explicitement dans la politique de confidentialité, et figurer dans les attestations remises à l'apprenant. Beaucoup de LMS génèrent des attestations basiques ; peu enregistrent l'IP à chaque action.

Les deux attestations PDF à pouvoir produire

L'attestation d'assiduité est disponible dès que l'apprenant a commencé : elle détaille le temps passé par activité, les dates de connexion et la mention d'audit IP, avec cachet et signature numériques de l'organisme.

L'attestation de fin de formation est générée quand l'apprenant a complété 100% des activités obligatoires : intitulé et durée de la formation, date de complétion, résultats globaux.

Les deux doivent reprendre le logo, les couleurs et les coordonnées légales de l'organisme. En pratique, il faut aussi pouvoir les générer en masse : un ZIP de toutes les attestations d'un groupe en une opération, plutôt qu'un téléchargement apprenant par apprenant.

Le dossier d'audit en pratique

Le scénario à viser : le jour où le contrôle arrive, vous ouvrez la formation concernée, vous exportez un CSV contenant pour chaque apprenant le temps passé par activité, les dates de connexion, les adresses IP, les scores et le statut de complétion, puis vous joignez les attestations PDF. Un dossier complet fourni en quelques minutes, là où la reconstitution manuelle prend des jours.

Côté RGPD : ces données sont conservées pour la durée légale exigée par la réglementation CPF, les apprenants gardent leurs droits de consultation et de rectification, et l'IP ne doit jamais être partagée à des fins commerciales.

Ce qu'aucun outil ne fera à votre place

Trois limites à connaître pour garder un discours honnête en interne. La certification Qualiopi reste portée par l'organisme : l'outil fournit les preuves, pas la certification. Pour les formations hybrides, la plateforme trace la partie distancielle ; le présentiel reste à émarger classiquement. Enfin, les déclarations EDOF ne sont pas automatisées : l'export CSV alimente la déclaration, mais c'est l'organisme qui déclare. Sur la partie certification, voir aussi notre guide Qualiopi et digitalisation des formations.

À retenir

La conformité CPF ne se joue pas le jour de l'audit, mais à chaque session de formation : si les preuves ne sont pas collectées automatiquement au fil de l'eau, elles n'existeront pas au moment où la CDC les demandera. EdBuild AI couvre nativement les 7 catégories de preuves, la traçabilité IP et la génération d'attestations en masse, en plus de la création des formations elles-mêmes depuis vos supports existants. Pour vérifier que votre dispositif tient un audit, découvrez le LMS EdBuild AI : l'essai est gratuit, sans carte bancaire.